6.4 PROCESO DE LA NEGOCIACIÓN CONTRACTUAL
El proceso
de negociación puede analizarse en tres etapas:
1.
Planificación: contempla el diagnóstico, la estrategia y las
tácticas.
2.
Negociación Cara a Cara: contiene sus propias
etapas.
3. Análisis
posterior: incluye el análisis de los resultados del proceso
- La planificación es la parte más
importante de la negociación pues garantiza la preparación del proceso.
Una buena preparación previa es el camino más seguro para llegar a una
negociación satisfactoria. Lo que se haga o se deje de hacer antes de
llegar a la mesa de negociaciones se revelará en cuanto se llegue a
ella.
Un negociador mal preparado tiene que limitarse
a reaccionar ante los acontecimientos, nunca podrá dirigirlos.
El arte de la dirección consiste en saber lo que
hay que hacer y cómo hacerlo. Lo mismo puede decirse del arte de la
negociación.
La mayoría de los directivos se inclinan mucho
más a tomar medidas que a dedicar tiempo a reflexionar sobre las condiciones y
la planificación adecuada, quizás debido en parte por las limitaciones de
tiempo y las presiones de trabajo. Para muchos, planificar resulta aburrido y
tedioso por lo que se deja a un lado para "entrar rápido en acción",
sin pensar que no planificar es planificar un fracaso.
En tal sentido, en la planificación de una
negociación resulta de gran ayuda la estratificación del proceso en tres fases:
1.
Diagnóstico
2.
Estrategia
3. Tácticas
El diagnóstico Constituye una fase de vital
importancia para la negociación, pues a partir de ella se obtiene una
información relevante que apoya la estrategia y tácticas a emplear. El
diagnóstico se concentra en tres aspectos claves: análisis del tipo de negociación,
análisis del poder de negociación y análisis DAFO. A continuación se analizarán
cada uno de ellos.
Tipo de
negociación: Se identifica el tipo de negociación a la que se enfrentan y su nivel de
complejidad. Sobre la base de estas apreciaciones, se podrá definir el modo de
negociación, es decir, cooperativo o competitivo. Si se conoce plenamente el
tipo de negociación a la que se enfrentan, estarán en condiciones de trazar
estrategias más coherentes y tácticas más adecuadas.
El poder negociador.
Enfrentarse a un proceso negociador presupone, ante todo, evaluar el balance
del poder negociador entre las partes. Existen muchas fuentes de poder. Algunas
están basadas en recursos (poderío financiero), otras en leyes, reglamentos o
precedentes, mientras que otras -tal vez las más importantes y las que menos se
toman en consideración en la negociación- se basan en factores psicológicos.
Karrass (1985) plantea que "el poder es una cosa extraña.
Es la idea
que nos hacemos de él, lo cual no significa que no sea real. Es muy real, y es
capaz de proporcionar enorme energía en una negociación. Pero, en gran medida,
reside en nuestra mente. Es tan fuerte o tan débil como nosotros creemos que
es". El poder negociador transita por el análisis de un grupo de factores
determinantes que son:
·
Información: Mientras
más conozca sus fortalezas y debilidades y las de su contra parte, así como del
objeto de negociación y del entorno, mayor poder tendrá.
·
Legitimidad: Ninguna
fuente de poder puede hipnotizar tanto como el poder de la legitimidad. El
poder está investido por factores tales como la opinión pública, un sentido de
rectitud, una buena trayectoria, una posición bien respaldada. El uso de
modelos de contratos impresos, de "listas oficiales" de precios, de
negociaciones anteriores, así como de regulaciones establecidas puede darle más
legitimidad a sus posiciones.
·
Compromiso: El
compromiso, la lealtad y la amistad son baluartes de poder. La gente que está
comprometida con sus metas o con la satisfacción de otros tiene un poder
oculto. El compromiso con su organización, su convencimiento sincero de sus
valores y de lo que hace, le da credibilidad y mucha fuerza para argumentar y
defender sus posiciones.
·
Tiempo: El tiempo
y la paciencia son poder. La persona que está más restringida por el límite de
tiempo proporciona al oponente una base de poder. Saber utilizarlo bien para
buscar más información, para no precipitarse, para ser más convincente, para no
dejarse presionar, para no dar la sensación de que está "desesperado"
y, al mismo tiempo, para no perder oportunidades por no reaccionar "a
tiempo".
·
Saber
callarse: Para no dar más información de la necesaria y para escuchar
debidamente y esperar las respuestas de la contraparte es importante.
·
Asumir
riesgos: La seguridad es una meta de los humanos. La persona que está dispuesta
a aceptar una carga más grande de inseguridad con respecto a un premio o a un
castigo, aumenta su poder.
·
Dependencia:
En la medida que su contra parte dependa más de usted (o al menos piense
de esa forma), tendrá más poder. Si usted depende más de su contra parte (o ésta
lo piense así), tendrá menos poder.
·
Habilidades
para negociar: Para identificar sus necesidades y objetivos y
los de su contra parte; para argumentar sus posiciones; encontrar opciones;
salir airoso de situaciones conflictivas; ser firme y flexible y, al mismo
tiempo, para crear un clima colaborativo, para convencer sobre su "poder”
·
Esfuerzo: Negociar es
un trabajo arduo. En tal sentido, el deseo de trabajar es poder. Tal vez el
trabajo más pesado lo imponen los requerimientos de planeación. La parte más
dispuesta a trabajar duro gana en poder.
·
Análisis
DAFO. Todo el esfuerzo previo desarrollado en el análisis del tipo de negociación
y del poder negociador constituyen importantes puntos de partida para efectuar
un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de la
negociación. Como resultado de este análisis se podrá obtener la información
acerca de los factores internos y externos que favorecen el proceso negociador
y la posibilidad de lograr acuerdos.
·
La
Estrategia: Es donde los especialistas exponen mayor diversidad de posiciones. Sin
embargo, hay algo en común entre ellos y es que la parte más sensible de un
proceso de negociación es la determinación de la estrategia.
La estrategia de la negociación debe centrarse
en la anticipación de las respuestas de la otra parte ante propuestas y
sugerencias, así como en la capacidad y disposición de ésta para obtener sus
objetivos.
Una vez identificada la situación crítica
negociable, es necesario analizar a fondo un grupo de categorías básicas que
marcan el hilo conductor de la estrategia de negociación: Necesidades
Constituyen las carencias, insatisfacciones o insuficiencias que motivan a los
negociadores a ir a la negociación con la finalidad de satisfacerlas. Son las
cuestiones más esenciales y estables de todos los factores que intervienen en
un proceso de negociación.
Las necesidades son tan múltiples como los
intereses o escala de valores que posee el individuo, su cultura y condiciones
en que vive, por lo que pueden identificarse necesidades materiales y
espirituales. La identificación precisa de las necesidades propias y de las de
la contraparte constituye el factor más importante para alcanzar el éxito en
una negociación.
Objetos Son las vías, los instrumentos a través
de los cuales los negociadores tratan de satisfacer sus necesidades en un
proceso de negociación. Una misma necesidad puede satisfacerse a través de
diferentes objetos, que pueden modificarse en el proceso de negociación.
Objetivos
Son las metas, los resultados que se proponen
alcanzar los negociadores en los diferentes objetos de negociación. En las
negociaciones son denominados también posiciones.
La Táctica
Si bien se decía anteriormente que la estrategia
es, en esencia, lo que piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los
negociadores. Si se mira sólo a la estrategia se puede tropezar con obstáculos
que están a la vista y nunca alcanzar los objetivos.
No existen tácticas correctas para la estrategia
equivocada. Si no sabe a dónde va, qué sentido tendría discutir cómo puede
llegar. La táctica se refiere a la formulación de pautas a corto plazo que
permiten alcanzar los objetivos a largo plazo. Por tanto, en la táctica es
necesario tener en cuenta cómo se inicia el proceso negociador, cómo se
abandona, cuál será la primera oferta y qué concesiones se pueden hacer
- La negociación cara a cara
Los
negociadores exitosos se preocupan mucho por su comportamiento "cara a
cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso de las frases irritadoras como:
"Mi oferta es generosa" o "mi oferta es justa o
razonable". Para ello, es necesario tener una clara idea acerca del
proceso de negociación cara a cara, comenzando por conocer las etapas de dicho
proceso y cómo canalizar sus energías durante la misma mediante la aplicación
de los diferentes estilos de influencia.
Etapas de la
negociación cara a cara
La negociación cara a cara cuenta de cinco
etapas bien definidas. Estas son:
·
La apertura. En esta etapa se
da inicio al proceso, por lo que resulta necesario en la misma hacer las
presentaciones formales, exponer y acordar la agenda, definir las reglas de
trabajo para llevar a cabo la negociación y concretar la logística del proceso.
·
Las expectativas. En esta
etapa las partes presentan sus expectativas, hacen las aclaraciones
correspondientes y efectúan los ajustes necesarios a la agenda como resultado
de este proceso.
·
El intercambio. Es aquí donde
comienzan a ponerse en práctica las estrategias y tácticas previamente
definidas, se produce en un primer momento una especie de comparación opciones
vs. demandas, en la que se evalúan las formas de hacerlas corresponder para llegar
a resultados concretos. Se desarrollan las juntas privadas, los lobbies,
empiezan los impasses y comienzan a manifestarse los conflictos.
· El acercamiento. Es,
posiblemente, la etapa más decisiva para el logro de resultados concretos y la
más creativa desde el punto de vista de las decisiones que se adoptan para
alcanzarlos. En la misma se identifican las áreas comunes de las partes, se
generan nuevas opciones, se plantean las concesiones, se solucionan los
conflictos y se toman un grupo de acuerdos preliminares.
· El cierre. Incluye la revisión
de los acuerdos, la definición de las fechas y los responsables, los mecanismos
de seguimiento y monitoreo de los acuerdos y la aprobación final.
3. Análisis posterior
En esta etapa se analizan los resultados del
proceso, las experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control o
seguimiento de los resultados.
V. Fórmulas
para el Éxito de la Negociación
1. La negociación no es una competencia. Se
puede encontrar un mejor trato para ambas partes.
2. Tiene más poder del que usted cree. Busque
los límites del poder de su oponente.
3. Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto
a menos que esté preparado para hacerlo.
4. Sin importar que tan grandes sean las diferencias,
nunca tenga miedo de negociar.
5. No hable. Escuche sin criticar.
6. No se sienta limitado por la posición o la
autoridad. Una vez que haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.
7. No se sienta limitado por los hechos,
promedios o estadísticas.
8. Una negociación difícil tiene conflictos. La
persona que tiene una necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.
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